中小・零細企業が一歩抜け出すための業務改善指針

中小企業・零細企業は業務改善をするにはそこまでハードルは高くなく、資金や人員を制約するなど解決策がたくさんあり、ほとんどは改善方法さえ間違わなければ成功するので試してみる価値があります。また本当の零細企業と言われる個人事業主であれば、業務改善は個人で行うのみになるのでほぼ100%成功する可能性があります。その理由は、社長である事業主がほぼ単独で全ての業務を行なっていて、自分の好きな方法で変更できるからです。業務内容や担当者・業務の影響範囲や業務の流れを全て自分で判断しているため熟知していますし、それらの業務を事業主の権限で自由自在に変更しても従業員がいないため誰にも影響しないという側面があります。

色々な成功事例を調べ、そこから学ぶべき、業務改善のポイントは業務をやりたいように変更し、業務全体を知ることがとても重要で中小企業や零細企業の規模が大きくなるほど改善の成功率が比例して低くなっていきます。その理由は企業の規模が大きくなれば業務全体の流れを知る人がその場にいない状態になり、また多くの場合業務が見える状態での変化を希望していることがわかります。しかしその場合は、ほとんど意味をなさないという結果になります。管理会計や勤怠状態をみてそこからわかる結果は、希望するほどの売り上げが上がっていない状態で、費用が予算より高かったり時間が予想をはるかに超えてかかっているという内容もわかってきます。

会議中の人たち企業で会議を行ってもこれらの話し合いになれば、理由や原因について皆に追及されることがあっても、次月から気をつけるようという、具体的ではない成果が期待できそうにない指示が出て終わることも多くなります。
業務に関する効率が悪い状態で、それが継続されている場合もそれが通常の仕事になるので見える状態では、問題が発見しづらく問題点に気がつかないまま会議というなの無駄な時間が過ぎ去っていきます。全体的な業務を把握することになる管理職は、自ずと部署の中で縦割りの集団管理へ集中しすぎて、その結果として、全体的な流れや組織全体までもが見えていないことが多くなります。そして、その管理職の評価についても内輪の中で行われています。

これにより他へ対しての影響が全く考慮されていませんし、自部署だけにとって都合が良い方法でそこでのやり方が当然という考え方になりがちで、その結果他部署にはわかりづらい成果がインプットされます。その現状にも気がつかないままになりがちですが、業務全体の流れがわかることで業務改善がうまくいきやすい側面があります。業務フローの作成、棚卸しなど、全ての業務を一人一人の従業員が実際に経験していることが必要です。

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